The Real Knowledge Base · uit onze eigen projecten
Welke bedrijfsgegevens moeten op orde zijn voordat je AI inzet?
Niet alles tegelijk. Kies één taak en kijk welke gegevens ze gebruikt. Leg per gegeven vast welke versie leidend is en wie die bijhoudt. Spreek ook af wie beslist als informatie ontbreekt of elkaar tegenspreekt, en wat AI met de gegevens mag. De rest kan wachten.
Waarom je bij de taak begint
Alles eerst opruimen kost veel tijd voordat er iets werkt. Elk bedrijf heeft ergens een oude lijst of een dubbel bestand. Alles aan AI geven, geeft het omgekeerde probleem. Tegenstrijdige versies maken dan onduidelijk welke informatie moet gelden. Daarom begin je bij de taak. Die bepaalt welke gegevens nu moeten kloppen, en je legt vooraf vast welke versie het systeem gebruikt.
Welke gegevens een offerte gebruikt
Neem een offerte. Kies welke aanvraag, productgegevens, prijzen en voorwaarden leidend zijn. Spreek af wie ontbrekende of tegenstrijdige informatie beoordeelt. Een vraag zonder maat of met een oude prijs gaat dan eerst naar een mens.
Bij een MKB-bedrijf met twee vestigingen levert een aanvraag nu een offerte in huisstijl op. Er gaat een begeleidende mail mee, in twee talen. Opdrachtbevestigingen en facturen komen daar uit één merkbron, dus één wijziging werkt overal door.
Drie afspraken per taak
- Leidende versie. Per gegeven weet iedereen welke versie geldt. Een prijs of product dat niet meer bestaat, haal je eruit.
- Een eigenaar. Iemand houdt die bij en weet wanneer ze verandert.
- Gebruik. Welke klantgegevens mag AI gebruiken, en mag het erop trainen? Leg dat vast binnen de technische en juridische randvoorwaarden van je bedrijf.
Daarvoor hoeven de gegevens niet allemaal naar één nieuw systeem. Een systeem kan ophalen uit wat er al draait.
Van wie de gegevens zijn
Spreek af wat een leverancier met je gegevens doet, en wat die ervan leert. De eigen software die wij als TID bouwen, draait in jouw eigen omgeving. Wat wij van je ontwerpen en doelgroepgegevens leren, gebruiken wij alleen voor jou. De afweging tussen huren en laten bouwen staat in AI-software huren of laten bouwen?
Waar het misgaat
- Eerst alles willen opruimen. Dan duurt het lang voordat er iets werkt.
- Alles aan AI geven. Dan kan het systeem met oude en dubbele versies werken.
- Gegevens zonder eigenaar. Dan klopt het bij de start, en later niet meer.
- Geen afspraak over twijfelgevallen. Dan kiest het systeem zelf welke versie geldt.
Waar het voor jou concreet wordt
Of jouw gegevens bruikbaar zijn, zie je pas als je ze naast een echte taak legt. Welke taak eerst komt, hangt af van je processen en van wat er nu al draait.
Veelgestelde vragen
Moeten onze gegevens eerst naar één nieuw systeem?
Nee. Een systeem kan ophalen uit wat er al draait. Omzet, marge, openstaande posten en voorraad komen dan samen in één overzicht, uit je bestaande systemen.
Hoe weet je of je gegevens klaar zijn voor AI?
Een leidende versie, een eigenaar en afspraken over twijfelgevallen zijn voorwaarden. Of je gegevens bruikbaar zijn, hangt ook af van de taak.
Mag AI met klantgegevens werken?
Dat hangt af van de technische en juridische randvoorwaarden, en van wat je met klanten en leveranciers afspreekt. Leg vast wat AI gebruikt en of het erop mag trainen. Hoe wij met je gegevens omgaan, spreken wij per klant af.
Bronnen en verantwoording
- Dit artikel beschrijft onze eigen werkwijze, zoals die op onze pagina’s TID en CID staat.
- Het voorbeeld van de offertes komt uit een TID-traject bij een MKB-bedrijf, de klant blijft anoniem.
- Het laat zien wat het systeem oplevert.
- Welke gegevens daar vooraf zijn gecontroleerd, beschrijft die bron niet.
- De afwegingen zijn ons advies, op basis van die werkwijze.
- Over hoeveel tijd het ordenen van gegevens kost, geven deze bronnen geen meetresultaat. Daarom staat er geen cijfer.
Twijfel je of jouw gegevens bruikbaar zijn voor AI?
In de toekomstscan bekijken wij wat klaar is en wat je tegenhoudt.
Vraag de toekomstscan aan